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高科技时代的礼仪

2015-09-18 10:06:30 来源：中国环保家居网链

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科技被两种人所支配：一种是他们了解但他们不管理的东西，另一种是他们管理但他们不了解的东西。——出处不详

都是亚历山大·格雷厄姆·贝尔惹的祸。随着电话在1876年取得了专利，一个新的科技在世界上诞生了，同时带来了科技的利与弊。科技是重要的联系手段，让我们可以更快捷更有效地相互联络。随着手机、呼机、电子邮件和一些其他技术手段的诞生，我们的商业关系已经不再是以前的状况了。现代科技众多自相矛盾的特点之一是，这些发明在方便人们联系的同时也疏远了人们的关系。因为不管我们在什么地方、在做什么事情，我们都能随时保持联络。但同时面对面的交流越来越少，因为一个人甚至在不知道对方外貌和声音的情况下，就能完成多笔交易。无论你在同客户、用户和合作伙伴保持联络时如何依赖现代科技，如果你具备很好的科技时代的礼仪的话，仍然可以在工作中建立很好的个人关系。

非礼勿听：电话中的礼节

尽管电子邮件是我们很多人都很喜欢使用的一种沟通方式，但是在表达情感和爱情、提出建议和发展友谊这些方面，电话是更好的方式。这并不奇怪，因为人的声音可以传递数量巨大的情感信息，而这些电子邮件是没有办法做到的。如果你的声音不友好、很冷淡，或者你给人留下的印象是他正在浪费你的时间，你就可能会冒犯他、或者疏远他、或者鼓励他断绝同你和你的公司的任何联系。当致电者被置于无休止的等待状态、或者在合理的时间内没有接到回复电话时，他们会觉得很失望，会挂断电话，或者致电你的上级，更糟糕的是，可能致电你的竞争对手。

电话是我们使用的最多的一项技术发明，但也是我们最容易忘记使用的技术。我们都曾经历过不可原谅的糟糕的电话礼仪。几年前我丈夫和我打算让浴室换个样子，我给5家玻璃公司打了电话，让他们给我淋浴间无风玻璃门的报价。5家公司中，只有3家给了我回复，两家公司当天给了我报价，第三家公司在4天后答复了我。我最后选择了第一个给我答复的那家公司。很多事情，跟这件事情是一样的，我也和大家一样，不仅仅通过价格来做生意。

公司的信誉、公平的价格、快速的反应和友好的电话风度，通常能够帮助公司毫不费力地赢得业务。

工作中的电话礼仪

· 打电话的时候，首先要说明自己的身份和公司的身份。如果你是回复别人的电话，也不要忘记表明身份。类似于“最近好吗？”这样非常私人化的开场白最好不要使用，除非你非常了解这个人。我经常接到很多电话销售人员给我打电话时，使用这样的语言。

· 当你回复别人的电话时，要考虑到对方的时区，在正常的工作时间致电对方。由于很多人现在都是在家办公，这样的电话可能会在不方便的时间吵到对方的家人。

· 在将来电设置成呼叫等待状态之前，要征得来电者的同意。“我可以把您的来电暂时转为呼叫等待状态吗？”要比“请等待！”有礼貌些。还有，如果你让来电者等待一段时间后，没有重新转换回通话状态，他们也会觉得失望，并且越来越严重，他们会挂断电话，然后带着业务去找其它公司。

· 在转接电话之前，要告诉来电者即将转接的分机号和通话人的姓名。如果转接失败的话，这些信息会对来电话的人有帮助。

· 长时间的通话会影响工作效率，妨碍工作，延误工作安排。当你发现通话开始漫无目的，或者没有必要持续更久，可以很礼貌地说些诸如，“很抱歉，克里斯，我现在要去参加个会议。我可以再跟你联络吗？或者我们用邮件继续沟通？”这样文雅的暗示会提醒致电者马上回到重点并且尽快结束通话。

· 如果在你通电话的时候，你的合作伙伴来到你的办公室，这种情况下，电话通话者优先，除非你和合作伙伴事先约好了见面时间。如果走进办公室的来访者没有事先约定，你可以不出声音，用口型告诉他“等我通话结束再找你”，然后等结束电话通话后，马上接待来访者。

· 如果你有电话插播进来，避免在同老板、用户和客户通话的过程中接听其他的电话。如果你在等待一个重要的电话，在把客户和合作伙伴的电话转到呼叫等待状态之前，要提前告诉他们情况。

· 要回复电话。尽快回复电话，可以帮助你赢得重要的业务，可以让你获得事业上的机会。如果不回复电话，会给人留下冷淡的印象，致电者也会觉得自己不被重视。如果你不想同某位多次给你打电话的人发展业务，你可以在他下班后给他打电话，给他留言。琳达·凯普兰·泰勒，市值几十亿美元的广告代理公司的总裁，她把自己的事业成功归功于她所谓的“积极的烙印”，这种“积极的烙印”是积极对待他人，尊重他人所得到的结果。“在我们公司，每一个电话都能得到回复，每一份简历都会得到答复。”她说道。泰勒认为，这种个人联系是她的公司区别于其他竞争对手的不同之处。

免提电话，语音邮件和传真

· 免提电话是为了电话会议而设计的。在将某人的电话切换成免提状态之前要经过对方的允许。如果不这样做的话，对方会觉得他的隐私受到了侵犯。

· 发起电话会议的一方，要负责介绍参加会议的各方。参与电话会议的各方在讲话前要先说自己的名字，这样其他人就分辨清除是谁在发言。

· 不要在小房间内使用免提电话。对话的声音可能会影响其他同事的注意力。

· 如果你怀疑对方将你的通话置于免提状态，并且觉得这样不舒服的话，你可以说：“我听不清你的讲话，可以不用免提方式吗？”对方一般就会迅速拿起听筒。

·当给别人留语音邮件的时候，要简明扼要。说自己的名字和电话号码的时候，速度要慢一些，然后要说明自己打电话的意图。在结束留言的时候，重复一下自己的电话号码和致电给你的最佳时间，是非常必要的。重复自己的号码尤其重要，因为使用手机的时候，会遇到信号比较差的情况，在你不知道的情况下，你的声音被减弱了。

· 要经常检查你的语音信箱，并及时更新。如果你离开办公室的时间要更久一些，要让致电者知道在你离开的这段时间跟谁联系。

·为了保证收件人能够收到传真，传真应该有封面，包含收件人的姓名、部门和公司名称，还有传真的总页数，以及你的姓名和联系方式。

·在发送多页的传真之前给对方打个电话。页数很多的文件可能会用掉收件人传真机大量的墨水。收件人也许希望你发邮件或者通过邮寄的方式传递文件。

·不要通过传真机发送对方不需要的广告材料，这种行为跟通过互联网发送垃圾邮件是一样的。

·在起草传真文件的时候，要使用稍微大一些的字号，这样收件人更容易看得清楚。

使用现代沟通方式的同时不要忘记面对面的接触

电子邮件是用来同用户和客户保持联络最有效的手段之一。它比信件要便宜和快速，又不像电话那样有一定的骚扰成分，又不像传真那样令人厌烦，并且对于接收者来说又非常方便。因为有这么多的好处，所以电子邮件成为世界上数以百万的经理人最喜欢的沟通方式。

我和我的同事使用电子邮件介绍客户相互认识，而通过认识对方，客户双方都能够从中受益。我认为，这样的电子邮件介绍可以为地板销售带来价值，而且双方可以直奔主题。

但是，并没有固定的标准来规定，隔多久你应该给你的客户、用户和同事发一封电子邮件，这跟所处的行业有关，也跟个人习惯有关，因为每个人在如何沟通这个问题上，都有自己的偏好。一般来说，电子邮件可以用来交流一些简单的事情，例如提醒合同的到期、确定会面的时间、或者继续以前未完的对话。一些更重要的事情，比如讨论合同、提案或者谈判，以及同新客户的沟通，还是面对面或者通过电话交谈来处理更加有效。

地板业进入电子时代的礼仪

下面是一些使用电子邮件时应该注意的问题：

使用主题来表明信息一封电子邮件是否重要，经常是由它的主题来决定的。没有主题的邮件很可能会被删除。要保持邮件的主题简短、明确、有关联性，或者其他不会让收件人误认为是垃圾邮件的方式。

对待电子邮件要像对待商务信函一样重视当你想给对方留下好印象的时候，最好在邮件中正式一些，而不要太随便。首先，要用这样的称呼，比如：“尊敬的罗德里格斯先生”，然后在邮件的开头就要集中重点。要是用对方的姓氏，知道对方在回信中使用他的名字，这表示对方不介意在信件来往中随意一些。很多人都希望你的邮件包含签名栏，其中包括你的姓名、职务、公司名称和联络方式。这些信息在对方需要通过电话或者信件方式跟你联系的时候，很有帮助。

不要大声喊叫在英文中，全部使用大写字母会被认为是“网络中的大喊大叫”。换一种方式，比如用星号来表示你想强调的内容，如“鲍勃和我昨晚在公司的接待处过得很*快乐*。”

不要使用奇特的装饰鲜明的颜色、闪烁的图标、或者跳动的笑脸（情绪图标）在私人邮件中是非常有乐趣的。但是在商业邮件中要尽量避免使用这些。

保持简洁，但不要生硬电子邮件的内容必须简短，但是有时候可能因为太简要，而给人留下不礼貌的印象。下面是一个例子，用来说明电子邮件不能过于简单。我的朋友丽贝卡（Rebecca）曾经为一家专业人员协会工作，这家协会为能够给会员提供建立人际关系的机会而自豪。因为没有会员主管，所以丽贝卡给协会主席发邮件，询问如何能联络她最近认识的其他会员。3天过去了，她还没有收到主席的答复。考虑到可能第一封邮件可能在网络传递中出了问题，她再次发送了她的请求。协会的主席终于回复了她的邮件，不过只有那个协会会员的电子邮件地址。丽贝卡本来期待的是更诚恳一些的内容，比如“亲爱的丽贝卡，非常抱歉没有及时回复你的邮件，莎拉·里德（Sarah Reid）的联系方式已经在下面列出。如果以后还需要我们帮助的话，请联系我们。”因为协会主席的邮件是如此的生硬，反而显得她有些仓促和无礼。

没有私人电子邮件如果你想给别人发一些机密的信息，最好通过电话、或者亲自面谈。电子邮件可以复制、转发和打印，所以不要发送或者涉及任何你不想被重复或者在公司新闻发布会上出现的内容。

避免带有情绪的邮件电子邮件可以传达很强烈的感情，但很容易被误解。电子邮件应该避免出现的不稳定因素，例如解雇或者训斥别人，或者终止合同，这些情况最好当面解决。千万不要在你发火的时候发送邮件。花些时间冷静下来，在邮件发出之前再读一遍，避免出现任何会让你后悔的内容。面部表情、声音的变化和肢体语言是没有办法在电子邮件中表达出来的，所以很可能你的信息会被误解成过于刺耳、过于严厉或者过于随意。当你进行面对面的沟通，或者通过声音交流，是很容易回答问题或澄清任何可能的误解，保持相互的尊重，即使商业关系是建立在不稳定的基础之上的。

当面赞扬不管你在邮件中引用了多少人的名言，一封祝贺的电子邮件甚至不如亲自送出的一封简短的感谢信有效，另外，大多数人更看重用打字机敲出来的或者手写的简短书信，而不喜欢电子邮件这个方式。

尊重他人的隐私有些时候你需要给很多人发相同内容的邮件，但是你不想把每个人的邮件地址都添加到收件人名单中一起发送。如果收件人互相不熟悉，或者你不想把其他人的地址都泄露给收件人，那就使用“暗送”功能。使用暗送功能，收件人收到的邮件中唯一的邮件地址就是发送者的。

小心使用“回复所有人”的功能如果你收到的邮件是发送给包括你在内很多人的，只需要回复需要回答的那个人。使用“回复所有人”，只能在你通讯录上所有的人都需要看到你的回答的情况下，而在很多情况下，只有发件人才是你需要回复的人。

不要做毒草如果你在发出邮件后没有收到答复，你可以发送一封不同内容的邮件说明再次发送邮件的原因。如果需要立即答复的话，可以直接打电话。反复发送同一封邮件，只会让别人觉得你是咄咄逼人或者是漫不经心。在假设你的邮件被收件人忽略或者删除之前，要知道大部分公司都有反垃圾邮件过滤系统，可能偶然地阻止了你的邮件。

快速回应如果有人发邮件询问问题，而你没有办法立即给出答案，就要给发件人回邮件，解释你正在研究他提出的问题，或者目前忙着进行其他的计划，一旦有什么消息就会在一定时间内通知发件人，这是一种有礼仪的行为。否则，发邮件的人会觉得自己的邮件没有发到你的邮箱，或者他们被屏蔽了。

得到允许再发送附件很多公司有规定不鼓励员工打开来历不明的邮件附件。在发送多个附件或者图片之前，弄清楚收件人是想分别收到还是想一次收到。一些人会选择分别收取，因为这样不会耽误他们接收其他的邮件。

不要主动给对方发送广告

电子时讯是跟客户、合作伙伴和同事保持联系的主要方式，也是推广公司新闻、新产品和服务的有效载体。但是，发送未经对方同意的电子邮件广告不是一项聪明的商业策略，尤其是人们一个礼拜要收到几百封垃圾邮件的轮番轰炸。为了避免被定义成垃圾邮件发送者，所以只能给那些同意接收你的电子时讯和公告的人发送广告邮件。如果有人选择“退出”，或者想从你的地址清单中被删掉，要尊重他们的要求。

在发送幽默信息之前要斟酌一封有趣的电子邮件在你看来可能没有什么不妥，但是可能会侮辱其他的人。

带有敌对性、骚扰性或者歧视性信息的电子邮件的伤害是持久性的，还可能在你不知道的情况下被转发给其他人。开玩笑的时候要小心些，不要发送公司的电子时讯以外的任何信息。

越短越好对于简短的邮件，你可以在主题栏里写道：“我们能不能下午见面核实一下预算？”，然后用“EOM”结束主题。“EOM”是“End of Message（消息结束）”的首字母缩写。这样收件人不需要打开邮件进行恢复。不要过多地使用首字母缩写词汇，除非你的收件人能够明白它的含义。

用其他方式把你的邮件标记为急件除了使用惊叹号的方式，也可以在主题栏使用关键词来帮助收件人快速过滤和分类时间敏感的邮件。例如，“急件”可以作为“立即阅读”的代码，“FYI”代表不需要回复。

外出或休假时通知其他人如果你计划离开办公室一段时间，要使用邮件外出自动回复功能。改变你的语音留言，告诉致电者你什么时候去旅行，什么时间返回，和在你不在期间找谁联系。

避免给人不必要的挫折感下面是电子邮件使用者给别人带来不必要的挫折感的7种方式：

1、使用很长的签名文件

2、发送连锁信（收件人需转交他人）

3、忘记发送附件

4、发送病毒

5、忘记检查自己的邮箱，结果由于信件爆满处于拒收状态

6、格式化的电子邮件，采用“尊敬的先生”这样的词汇，便是你没有进行过对收件人的调查

7、写信给某人却写错了姓名，或者错误地拼写了姓名。

黑莓设备

无论何时当你开会的时候，一定要集中精力在客户、同事和合作伙伴身上。要克制自己不要做出下列的行为：乱涂乱画、用笔敲桌子、咀嚼冰块、把椅子转来转去、前后摇晃椅子、睡觉、修剪指甲、或者用黑莓手机检查电子邮件。珍西·杜恩（Jancee Dunn），《滚石》（Rolling Stone）杂志的特约编辑，同时也是很多出版物的撰稿人，这些出版物包括《O》杂志（美国著名脱口秀节目主持人奥普拉· 温弗瑞出版的杂志）。杜恩说，当她在进行采访的时候，很多情况下会感到很失败，因为被采访者似乎对检查他们的邮件更有兴趣，而没有集中精力在采访上。“我采访过很多名人，他们的注意力都放在电子邮件上了，他们在我提问的时候，都能够有勇气去按他们的黑莓手机的键盘。”杜恩说。

如果你把精力花在关注你的邮件接收设备上，而没有关注其他人，那么他们就会很生气，而且有理由生气。一般情况下，电子邮件接收设备不能在会议环境中使用，它们会转移你的注意力，而你的注意力本应该集中在发言者身上。我看到过有些公司允许周期性的“黑莓”休息时间，这样经理们就可以定期检查一下自己的邮件。在某些特殊的情况下，便携式的电子邮件设备在会议中是很有帮助的。例如，你在等待客户对你提出的问题的答复，只需要看一眼邮件的标题，或只需要阅读重要的部分。尽量在会议结束后回复邮件，除非事情紧急到不能再等的地步。如果你认为你一定要离开房间，要轻轻地，并且提前道歉。把电子邮件设备挂在腰带上，或者放在公文包里，或者干脆留在办公室。如果你把它放在桌子上，

当设备振动提示你收到电子邮件的时候，你和其他参加会议的人会被它干扰得心烦意乱。

手机：利还是弊？

当手机让人们更容易保持联系的时候，他们也拉大了本来处于听力所及范围之内的人们的距离。还记得电话亭是有门的吗？电话亭的门本来是设计用来保护打电话的人的隐私的。但是电话亭已经和现在没什么关系了，因此很明显，人们是不得已而为之，在公共场合讨论自己的私事。

无线设备的使用人群依然在持续增长，2004年麻省理工学院发布的一次调查显示，手机已经超过闹钟、电视、答录机，成为人们最痛恨但又离不开的一项发明。在二十年前没有手机的时候，我们都能够享受安静，现在它怎么成为我们不可或缺的工具了呢？

错误使用手机，曾经激起过我们很多人的愤怒。每当发火的时候，就有可能会失去一次商业机会。在很多情况下，不合时宜地使用手机要比缺乏礼仪更常见，因为它可能会疏远旁观者，或者激起旁观者的愤怒。

几年前，我经历了我认为是最严重的一次手机骚扰。当时我预约了一次按摩，按摩师让我脱掉衣服，脸朝下，趴在按摩床上。几分钟后，她返回了房间，坐在椅子上开始按摩我的肩膀。我闭上眼睛，开始放松。忽然我觉得她的右手离开了我的肩膀，她开始讲话。

开始我以为是其他人走进了房间。当我发现按摩师是在用手机跟朋友聊天的时候，我感到很震惊。她的对话至少持续了5分钟，在这期间，她一直是用一只手为我按摩。在她挂断电话后，她跟我道歉，但是我没有回应她，因为我对她这种行为感到震惊。现在回想起来，我当时真应该拒绝支付按摩费，但是当时我只是换了一家按摩中心。

商业发展带动手机礼仪的发展

现在，越来越多的商业活动开始追赶潮流，但与不礼貌的手机行为进行斗争收效甚微。电影院里张贴了“沉默是金”的海报，航空公司也挂出了安静区域的标识。交通运输行业的巨人——美国铁路运输公司，甚至规定了“安静车厢”。在“安静车厢”内，乘客不允许使用手机、寻呼机、笔记本电脑，说话也只能用很低的声音。如果有人在“安静车厢”使用手机，列车长会很有礼貌地把她安排到别的车厢就坐。

斯普林特公司（Sprint）在2004年7月发布了“无线礼仪报告”，显示绝大多数美国人承认自己知道正确的手机使用礼仪，但是并不能坚持实行。在回答者之中，40%的人承认曾经在公共场合讨论过自己的私事，77%的人曾经在公共休息室中偷听过别人的电话通话。最后，80%的人认为人们在使用手机方面的礼仪，要比5年前粗鲁很多。但是，97%的被调查者声称他们在使用手机的时候都是“非常有礼貌”或者“很有礼貌”。人们在使用手机中的恶习愈演愈烈，因此我几年前发起了“全美手机礼仪月”这个活动。每年七月，我尽可能多地向人们宣传手机使用礼仪，以及手机使用礼仪在我们的工作和生活中的重要性。我认为使用手机中的恶习就像一种社会问题，不可能很快就改正过来。如果我们忽略了这个问题，那么面临的压力和焦虑会不断增大。但是我希望，及时的礼仪教育会唤起人们的意识，并找到解决问题的办法。

8个提示让你成为更有礼貌的手机使用者

1、很可爱的、很新奇的铃声不适合所有的场合。尽管特别的铃声可以让你表现你的个性，并且可以和其他的人铃声区分开来，但是它们也可能成为令人讨厌的噪音。当你在工作环境或者公共场所的时候，把你的手机设定成静音、振动、或者标准的铃声，这样就不会被别人反感。

2、让语音信箱发挥作用。尽量避免在下列情况下接听电话，例如宗教仪式、工作面试、打高尔夫球、看电影、参加葬礼、听讲座、工作会议、公开演出、饭店和法庭。当然，任何规则都有例外。如果你是随叫随到的医师，一个即将做爸爸的人，或者是一位等待孩子或者临时保姆的电话的家长，就要提前告诉你的客户、合作伙伴或者同伴，然后当电话打进来的时候走到一边接听。

3、面对面接触的人优先于电话中接触的人。不好的电话礼仪可以带来负面作用，影响你的朋友、客户和合作伙伴对你们之间的关系的评价。

如果你在别人的公司接听电话，会让人觉得不被尊重、被忽视，很可能会认为你不看重他们的价值和时间。关掉电话设置成振动，或者使用语音信箱功能。如果你正在等待一个不能耽搁的电话，要提前告诉对方，要表示歉意，到方便的地方接听，做到通话简洁明了。

4、如果你必须保持联系，可以使用电话提供的其他功能保持联系，而不至于冒犯别人。很多电话都有一键设定的功能，可以通过按预先设定的一个按键关闭铃音，阻止铃声带来的干扰。其他的一些功能，比如文字信息、无线邮件、语音信箱、来电显示、不同来电铃音设置，都是设计用来帮助你接受信息，或者在不打扰周围的人的前提下保持联系。

5、对在听力所及范围内的人要有礼貌。在其他人面前讨论私人的事情，或者相关的商业话题要谨慎。类似身体检查、恋爱事件、个人的争吵、或者破产之类的事情，最好私下里交谈。

6、不要在电话通话时，大声喊叫。在电话通话中，没有必要为了让对方听清楚而提高说话的音量。对话应该是充满感情的，但是这些感情成分既不能给对方带来麻烦，也不能冒犯对方。根据2004年斯普林特公司的无线礼仪报告显示，近九成（88%）的美国人认为在使用手机的时候不需要提高说话声音，然后只有15%的被调查者表示有人提醒过他们，使用手机的时候说话声音过大。

7、不要做电话监听者。如果你遇到某人使用手机的时候说话声音过大，不要多管闲事，可以离开换一个地方。或者找到负责管理的人，让他来处理局面。

如果你一定要同这位不懂得手机使用礼节的人对抗到底的话，要采取谨慎的、讲究技巧的方式。例如，你可以说：“抱歉打扰一下，你可以降低一下说话的音量吗？我都听不见扬声器里的说话内容了。谢谢。”

8、打电话时更要注意安全。开车的时候也要注意使用手机的安全责任。不要在交通堵塞或者在危险的驾轿车环境中使用电话。使用免提设备可以增加安全性。

拍照手机

拍照手机非常流行。很多人用拍照手机照照片是为了乐趣，另外一些人则使用拍照手机作为给客户发送项目图片。但是一些人使用这种照相功能侵犯他人的隐私，这就不仅仅是没有礼貌，而是违法的。使用拍照手机，在给别人拍照之前一定要征得对方的同意。在极端情况下，忽略这个规则会收到法庭起诉。

一键通电话

一键通电话是类似步话机的电话，是设计用来让你迅速联系某人的电话，不需要输入电话号码，或者查寻他们的电话号码。有时，听到双方对话的人会非常反感这种电话的声音，所以当你使用这种设备的时候，要降低你的声音，或者关掉一键通电话的扬声器，通过耳机来收听。

科学技术正在为商业领域带来革命性的变化，就像莱特兄弟给航空工业带来的革命性变化一样。

但是新的科学技术在解决礼仪方面诸多问题的同时，也带来了更多新问题。科技可以帮我们节省时间，提高生产力，但是也会带来新的挑战和挫折。通过运用高科技时代的礼仪，你将拥有比别人更明显的优势，而这些正是科技发展的本意——增强沟通联络，更显职业形象。

本文重点：

对待电子邮件要像对待商务信件一样认真。

在发送电子邮件之前要冷静下来。